fbpx

El tiempo es uno de los mayores recursos con los que contamos todos los seres humanos. Una correcta planificación del tiempo puede hacer la diferencia entre un día de trabajo relajado o caótico.

Independiente de la raza, el sexo, la ubicación geográfica o la posición económica todos disponemos de 24 horas cada día y el uso que hagamos de ese tiempo es lo que nos hace más o menos productivos, más o menos exitosos.

El tiempo es algo que no se puede acumular ni mucho menos recuperar, por el contrario se desperdicia, se pierde o se aprovecha. El rendimiento de cada persona es diferente y todo esto está marcado por los ciclos de sueño, aspectos emocionales, planificación de las actividades diarias y situaciones externas.

Todos podemos aprovechar la planificación del tiempo o la programación y optimización de nuestras actividades para ser más productivos. Una de las paradojas del tiempo, es que “no se tiene suficiente tiempo, pero la realidad es que todo el mundo tiene todo el tiempo disponible: 24 horas por día”.

Ejercita la planificación del tiempo

Planificar el tiempo no es tan difícil como podríamos llegar a pensar, solo basta con tener conciencia de lo que hacemos cada día, cuánto tiempo dedicamos a cada una de esas actividades y qué tan importantes son para alcanzar nuestros objetivos.

Para comenzar tomaremos en cuenta las actividades que realizamos a diario y lo haremos de forma consciente. Durante una semana vas a anotar las actividades que realizar a diario y el tiempo que dedicas a cada una de ellas, puedes elaborar un formato sencillo donde escribas cada actividad que realizas y el tiempo que dedicas a ello.

Una vez tengas anotadas todas las actividades y el tiempo que dedicas a ellas, vas a sumar el tiempo de cada día utilizado para cada actividad y vas a analizar lo siguiente:

  • Qué actividades acaparan la mayor cantidad de tu tiempo cada día.
  • En qué actividades puedes disminuir el tiempo que dedicas a ellas.
  • Qué actividades están haciendo que desperdicies tu tiempo.
  • Qué actividades puedes eliminar, delegar o distribuir mejor.

Luego de tener el análisis de las actividades y el tiempo utilizado semanalmente, podras hacerte una idea de cuánto es el tiempo que realmente necesitas para tareas realmente importantes y qué cantidad de tiempo puedes utilizar para llevar a cabo otras tareas.

Planificación

La planificación del tiempo es sumamente importante, ya en la escuela nos enseñaban a planificar nuestros horarios, había un tiempo para estudiar matemáticas, otro para estudiar lenguaje, otro tiempo para comer y distraernos, otro para comenzar o terminar la escuela. Sin embargo nunca nos hicieron conscientes de esta planificación del tiempo, siempre lo vimos como un horario que cumplir.

Y es que el día a día está compuesto de horarios que cumplir, solo que no somos conscientes de ello y vamos “apagando incendios” todo el tiempo y otorgando prioridades conforme van llegando las cosas.

La planificación del tiempo más básica que podemos hacer, es a través de un horario, como en la escuela, puedes diseñar una tabla igual que el horario escolar, donde vas a anotar las actividades que debes realizar si o si y los horarios que destinarás para ello. Ahora será mucho más fácil porque ya tienes una idea de cuánto tiempo utilizas en cada actividad.

Otra forma de planificar tú día a día es a través de objetivos. Al levantarte puedes anotar en una libreta cuáles son los objetivos que quieres cumplir ese día, teniendo en cuenta que estos deben ser alcanzables. A medida que vayas cumpliendo tus objetivos puedes irlos tachando hasta completar tu lista del día.

Estratégias

En un principio cumplir con horarios o planificaciones no es fácil y esto se debe a que debemos crear rutinas que nos ayuden a mantenernos enfocados en las tareas que realizamos, por eso es importante, durante las primeras semanas, tratar de ceñirse a los horarios programados y ser fiel a ellos. Con el tiempo verás que es mucho más fácil adaptarse a nuevos tiempo o actividades.

Una estrategia que utilizo mucho en la planificación de mi tiempo y me ayuda a mantenerme concentrada y reducir el agotamiento es el trabajo en bloques. Cuando vas a realizar una tarea que te tomará más de una hora, trata de hacer por lo menos una pausa cada 45 minutos, esta pausa no debe superar los 10 minutos para evitar que te disperses de la actividad que estás realizando.

Esos 10 minutos de pausa debes usarlos estrictamente para descansar, estirar los pies, las manos, el cuello, etc. Pero no caigas en la tentación de encender la televisión, revisar el Facebook o las redes sociales, porque te aseguro que esos 10 minutos pueden convertirse en horas y al final vas a desenfocarte de tus actividades o tu trabajo.

El espacio es importante

trabajo desde caasa
Imagen 1672916 tomada de StockUnlimited

Tener un lugar iluminado y calmado, lejos del dormitorio o la cocina, es muy importante para que puedas concentrarte y enfocarte adecuadamente en tu trabajo. Trata de abrirte un espacio exclusivo para ti en tu casa, no tiene que ser una oficina o un cuarto completo, lo que si debes buscar es que sea tu espacio y que tu familia tenga claro que cuando estás en ese lugar estás trabajando.

Si eres mamá y tienes o no ayuda de tu pareja o algún familiar, debes distribuir muy bien tu tiempo entre tus responsabilidades como madre y tus actividades laborales, así que si tienes quien te apoye y cuide de tus pequeños, planifica horarios que te permitan estar tranquilla para trabajar sin interrupciones.

Si por el contrario no cuentas con ayuda, tendrás que acomodar tus horarios para aprovechar el máximo de tiempo mientras tus pequeños están en el cole o están durmiendo.

Muchas mamas que no tienen quien cuide de sus pequeños aprovechan las primeras horas del día, antes de que los niños despierten o les ayudan a sus pequeños a adquirir la rutina de ir temprano a la cama (que por cierto es una muy buena costumbre y es saludable para el desarrollo de tu hijo).

Gestión del trabajo en casa

La gestión del tiempo es una herramienta administrativa que nos permite ser los dueños del tiempo y administrar adecuadamente lo que ejecutamos, evitando las distracciones o interrupciones que no aporten valor a los objetivos que nos hemos planteado.

La manera como administramos nuestro tiempo nos ayudará a estar más cerca de donde queremos estar o llegar a ser quienes queramos ser.

Una gestión óptima del tiempo es la que se hace de manera proactiva, nunca reactiva. La gestión reactiva del tiempo corresponde a la respuesta que se da automáticamente a un estímulo, mientras que la gestión proactiva tiene que ver con una respuesta pensada y planificada a ese mismo estímulo.

Un estímulo genera una respuesta
Imagen propia
Frente a un estímulo hay una elección y luego se da una respuesta
Imagen propia

Pero no solamente la gestión proactiva del tiempo es importante a la hora de desarrollar nuestra profesión como asistentes virtuales, en general nuestra labor debe ser 100% proactiva. Es muy importante aprender a gestionar nuestras emociones de tal manera que los estímulos a los que estamos expuestos diariamente por nuestro trabajo no nos generen respuestas automáticas, sino, por el contrario que analicemos muy bien y elijamos la respuesta más adecuada y profesional posible.

Matriz de administración del tiempo

Esta matriz nos ayuda a definir las verdaderas prioridades de las actividades que desarrollamos diariamente y está compuesta por 4 elementos.

Las tareas urgentes e importantes: Son tareas con una prioridad alta, que deben desarrollarse de inmediato y que de ellas depende la consecución de nuestros objetivos.

Las tareas importantes no urgentes: Son tareas que tienen una prioridad alta, pero que se puede tener un mayor margen de tiempo para su desarrollo, igual que las anteriores nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos.

Las tareas no importantes y urgentes: Estas tareas corresponden a las actividades que deben desarrollarse inmediatamente pero que no son imprescindibles para la consecución de nuestros objetivos laborales, en este tipo de tareas podemos catalogar, por ejemplo, un problema de salud de nuestros hijos o la preparación de los alimentos en nuestro hogar.

Las tareas no importantes y no urgentes: Este tipo de tareas no nos aportan nada en el logro de nuestros objetivos y generalmente son actividades que nos quitan tiempo para atender otras actividades con mayor prioridad.

Características de las actividades

Matriz de administración del tiempo
Fuente: Ana Mengual Recuerda y otros, La gestión del tiempo como habilidad administrativa

La mala utilización de la matriz de administración del tiempo tiene consecuencias tanto positivas como negativas, sin embargo, cuando elegimos trabajar basados en el segundo cuadrante podemos obtener grandes beneficios en el manejo de nuestro tiempo, veamos.

Resultados de las actividades

Resultados de la aplicación de la matriz de la gestión del tiempo
Fuente: Ana Mengual Recuerda y otros, La gestión del tiempo como habilidad administrativa

Te invito a que implementes la matriz de administración del tiempo y realices un seguimiento de las actividades que realizas durante una semana, separando las actividades urgentes, importantes, no urgentes y no importantes.

Una vez tengas claro en qué utilizas o malgastas tu tiempo, diseña un calendario de actividades diario o semanal. De esta manera podrás aprovechar cada minuto de tu día.

Cuéntame en los comentarios, cómo te planificas normalmente y si conocías esta herramienta.

Mi Curso 100% Práctico de Asistencia Virtual te entrega todas las herramientas que necesitas para convertirte en un excelente asistente virtual, solo necesitas 10 semanas para cambiar tu vida.

Share This